Домой / Законодательство / Новое / Электронные трудовые книжки. Что надо сделать в 2020-м году.

Электронные трудовые книжки. Что надо сделать в 2020-м году.

Автор Ольга Абашникова , эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing.

Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

16 декабря 2019 года принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ).

  1. Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
  2. Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.

Начать эту работу нужно уже в январе 2020 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2020. Принимая работников на работу в январе 2020, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.

Проверьте, соответствуют ли номера приказов в базе 1С оригиналам приказов на бумажном носителе.

Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.

Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

  1. Не забудьте зарегистрировать иностранных работников – высококвалифицированных специалистов в системе ПФР. На сегодняшний день такие иностранцы не подлежат страхованию в ПФР в целях обеспечения трудовыми пенсиями по старости, но трудовые книжки на них ведутся, и у них тоже есть право выбора.
  2. Оформляйте прием на работу в январе 2020 года (и далее), а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2021 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.
  3. Подготовьте уведомления для работников об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек. Разъясните им их права, объясните, что у них есть право на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были составлены в письменной форме. Требований о вручении уведомлении под роспись закон не содержит. Однако безопаснее ознакомить каждого работника под роспись. Уведомления можно сделать на каждого работника отдельно. Можно составить единое информационное письмо, с которым ознакомить работников по списку.
  4. Начните в рамках аудита локальных нормативных актов готовить поправки в Правила внутреннего трудового распорядка. В пунктах, где упоминается трудовая книжка нужно добавить в соответствующее предложение «… и сведения о трудовой деятельности». О трудовых книжках в ПВТР, как правило, речь идет в разделах «Прием на работу», «Перевод на другую работу», «Увольнение», «Поощрение работников и дисциплинарные взыскания». Определите в ПВТР порядок электронного взаимодействия работника и работодателя (при необходимости). Законодатель предоставил работодателям возможность внести изменения в ПВТР в течение 2020 года. Поэтому не стоит спешить и делать это в начале года.
  5. Примите решение о получении усиленной квалифицированной электронной подписи. Если в ПВТР вы напишите, что сведения о трудовой деятельности могут предоставляться работникам в форме электронного документа, то такой документ работодатель должен подписать УКЭП.
  6. Вручите уведомления работникам в срок по 30 июня 2020 года. Законодатель установил такой срок, чтобы у работодателя было время разобраться во всех тонкостях, связанных с электронными трудовыми книжками, предоставить работникам выверенную достоверную информацию об изменениях. Поэтому торопиться с вручением работникам уведомлений не стоит.
  7. После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2020 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для работников. О том, какое заявление подал работник, работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД. Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку, то у него будет право отказаться от нее в дальнейшем. А если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
  8. В январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки.

 

Образец уведомления работнику

На бланке организации                               Работнику должность

Ф.И.О.

№   дата

О формировании сведений

о трудовой деятельности в электронном виде

 

Уважаемый (ая)_____________________

Ставим Вас в известность, что в связи с изменением трудового законодательства (Федеральный закон от 16.12.2019г. № 439-ФЗ) с 1 января 2020 года работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о Вашей трудовой деятельности в электронном виде. Они включают в себя данные о месте работы, должности, датах приема на работу, постоянных переводах, а также основаниях и причинах расторжения трудового договора.

Согласно данным изменениям Вы можете отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и получить ее на руки. В этом случае по Вашему письменному заявлению в процессе работы, а также при увольнении работодатель обязан представить Вам сведения о Вашей трудовой деятельности в печатном или электронном виде по Вашему желанию.

Также Вы можете продолжить использовать бумажную трудовую книжку. Право на ее ведение сохранится в течение всей Вашей трудовой деятельности, в том числе и при последующем трудоустройстве.

Независимо от выбранного варианта, работодатель представляет в Пенсионный фонд РФ указанную выше информацию для формирования сведений о трудовой деятельности согласно требованиям Федерального закона от 01.04.1996г. № 21-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Просим направить заявление либо о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Крайний срок подачи такого заявления – 31 декабря 2020 года.

 

Экземпляр уведомления получил:

(подпись работника, дата)

 

Руководитель –

Смотрите также

В чем суть предложенных президентом поправок в Конституцию

                  Госдума одобрила в первом чтении внесенные …